Le temps des impôts est arrivé : choses à faire et à ne pas faire

(EN)—À l’approche du terme pour remettre la déclaration de revenus, et tandis que les petites entreprises partout au Canada se hâtent pour produire la leur à temps, voici quelques choses à faire et à ne pas faire que vous devez garder à l’esprit pour vous aider à rester organisé et à produire votre déclaration à temps.

À FAIRE :

• Faites la sauvegarde de vos documents – Le fait de faire une sauvegarde de tous vos reçus et factures vous assurera d’avoir tous les documents appropriés en main dans le cas où vous feriez l’objet d’un examen. Le fait d’avoir un scanner de bureau fonctionnel et efficace, tel que l’ADS 2000 de Brother, permettra d’assurer un processus rapide et indolore.

• Faites des recherches – Savoir quelles dépenses d’entreprise peuvent être déduites peut vous assurer d’économiser le plus d’argent possible pendant la saison des impôts. Pensez à tous les nouveaux articles de bureau que vous avez achetés au cours de la dernière année, tels qu’une nouvelle imprimante ou un nouveau scanner.

• Utilisez les bons outils – Qu’il s’agisse d’un type de logiciel pour vous aider à organiser vos dépenses ou le bon équipement de bureau pour répondre à vos besoins d’impression, de copie et de numérisation, le fait d’avoir les bons outils peut vous aider à produire votre déclaration de revenus à temps et sans erreurs.

À NE PAS FAIRE :

• Dépasser le terme – Les pénalités d’impôt peuvent être particulièrement douloureuses. Même si votre impôt est dû après le mois d’avril (en fonction de la façon dont votre entreprise est structurée, vous avez peut-être jusqu’au 15 juin), assurez-vous de produire votre déclaration bien à l’avance puisque vous aurez peut-être quand même à payer de l’impôt avant le 30 avril.

• Mêler les affaires d’entreprise et les personnelles – Le fait de produire vos dépenses d’entreprise et personnelles en même temps peut être source d’erreurs et de confusion. Les deux doivent être traitées complètement à part, surtout si vous travaillez à domicile.

Pour plus d’informations sur les outils de bureau qui peuvent vous aider à rester organisé pendant la saison des impôts, veuillez visiter le site brother.ca.

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Les essentiels à avoir dans votre bureau pour la saison des impôts

(EN)—Pendant la saison des impôts, il est impératif, pour les petites et moyennes entreprises (PME), de s’assurer qu’elles sont équipées des bons outils de bureau pour rester organisées et produire leur déclaration à temps. Marc Ruel, expert en bureau à domicile chez Brother Canada, nous recommande ces essentiels pour le bureau dont le but est de simplifier notre vie avant le terme de dépôt des déclarations de revenus.

Ressources d’impression : Aucune PME ne peut se passer d’imprimer, surtout en pleine saison des impôts. Un récent sondage mené par Vision Critical a révélé que les imprimantes sont des incontournables dans un bureau et que toutes les entreprises interrogées en font usage. En dépit de cela, 43 % des répondants ne sont pas satisfaits de la performance de leur imprimante actuelle. Il est donc indéniable qu’il vaut mieux opter pour une imprimante ultra-performante aux multiples fonctions si on veut être pleinement efficace.

Ressources de numérisation : Lorsque vous produisez votre déclaration de revenus, il est important de conserver les preuves et les reçus de toutes les dépenses et de tous les documents d’entreprise. Le fait de faire la sauvegarde des documents tels que les reçus, les factures ou autres documents en utilisant un scanner, tel que l’ADS 2000 de Brother, garantit la protection de vos documents dans l’éventualité où vous seriez contacté pour faire l’objet d’un examen. Cela permettra également de réduire le besoin de conserver des documents imprimés et des boîtes de dossiers dans le bureau.

Logiciels : Il existe beaucoup d’outils logiciels de comptabilité et de production de déclarations de revenus qui vous guideront tout au long du processus de production de vos impôts. Si vous n’êtes pas familier avec le processus, songez à embaucher un expert – assurez-vous simplement de lui fournir tous les documents imprimés, numérisés ou photocopiés dont il aura besoin afin de rendre le processus plus rapide et plus facile.

Le fait d’avoir les bons outils de bureau rendra cette saison des impôts un peu plus facile. Les outils modernes et fonctionnels vous aidant à rester organisé et à concilier votre paperasse tout au long de l’année rendront également la saison des impôts plus facile cette année.

Pour plus d’informations sur les outils de bureau qui peuvent vous aider à rester organisé en cette saison des impôts, veuillez visiter le brother.ca.

Cinq conseils aux petites entreprises en cette saison des impôts

(EN)—C’est à nouveau la saison des impôts et cela signifie que 1,2 millions de petites entreprises partout au Canada seront occupées à trier leurs dossiers et à se préparer à produire leur déclaration de revenus pour 2012. Pour aider les petites entreprises à rester sur la bonne voie et à produire leur déclaration de revenus à temps, Marc Ruel, expert en bureau à domicile chez Brother Canada, nous donne les conseils suivants :

• Faites une sauvegarde de vos fichiers : Personne n’envisage de perdre ou d’endommager ses fichiers importants, mais cela arrive, il est donc préférable de prendre des mesures maintenant pour éviter les problèmes plus tard. Faire une sauvegarde des documents tels que les reçus, les factures ou autres documents en les numérisant et en les sauvegardant est rapide et facile et vous assurera d’être protégé si vous faites l’objet d’un examen. Le fait d’avoir un scanner de bureau fonctionnel, tel que l’ADS 2000 de Brother, pour concilier et faire une sauvegarde de votre paperasse chaque mois est un bon moyen de garder le contrôle de vos dossiers avant la saison des impôts.

• Ne laissez pas d’argent traîner : Si vous dirigez une petite entreprise, sachez ce que vous pouvez déduire en termes de dépenses d’entreprise lorsque vous produisez votre déclaration de revenus. N’oubliez pas de réclamer les dépenses de bureau tels que le papier et les crayons et examinez vos possibilités concernant les biens amortissables tels que les ordinateurs, les imprimantes et les scanners.

• Restez organisé : Le fait de tenir vos dossiers organisés et votre bureau en ordre pendant la période des déclarations de revenus vous permettra de gagner du temps et d’éviter les erreurs lors de la production de votre déclaration de revenus. N’hésitez pas à vous procurer un logiciel de comptabilité et d’autres outils utiles qui vous aideront à rester organisé.

• Les affaires d’entreprise et les personnelles ne vont pas ensemble : La production de votre déclaration de revenus personnelle est très différente de celle de votre déclaration de revenus d’entreprise. Gardez vos dépenses personnelles et d’entreprise dans des dossiers distincts. Cela rendra le processus fiscal transparent, surtout si vous devez faire l’objet d’un examen.

• Le faire vous-même ou embaucher un professionnel? Bien qu’il existe des progiciels qui facilitent la production de déclarations de revenus pour le Canadien moyen, il y a habituellement un peu plus de travail à faire lorsque vous êtes une petite entreprise. Si vous n’êtes pas familier avec le processus, il est préférable d’embaucher un expert – assurez-vous simplement d’apporter tous vos documents numérisés, photocopiés et imprimés afin d’accélérer et de faciliter le processus.

Pour plus d’informations sur les outils de bureau qui peuvent vous aider à rester organisé pendant la saison des impôts, veuillez visiter le site brother.ca.

Protéger les petites entreprises des sollicitations publicitaires frauduleuses

(EN)—Chaque année, des centaines de milliers de petites entreprises canadiennes utilisent les solutions en ligne, sur mobile et en imprimé de Groupe Pages Jaunes (GPJ) pour annoncer leurs produits et services. Parmi ces entreprises, certaines sont la cible de sollicitations frauduleuses ou reçoivent des factures d’entreprises qui se font passer pour GPJ. Le type d’activité frauduleuse le plus répandu touche la publicité dans l’annuaire imprimé.

« La marque Pages Jaunes est réputée depuis longtemps pour fournir de l’information locale de confiance et des solutions efficaces qui aident les petites entreprises à accroître leur clientèle. Des entreprises sans scrupules abusent de cette réputation pour créer du matériel complexe portant la marque Pages Jaunes et ainsi tenter de duper les petites entreprises en leur faisant signer des contrats de publicité ou en leur demandant de payer de fausses factures associées à des annuaires marginaux ou inexistants », a dit François Ramsay, Premier vice-président – affaires publiques et conseiller juridique principal de Groupe Pages Jaunes.

M. Ramsay met en garde les propriétaires de petites entreprises contre les sollicitations suspectes, c’est-à-dire lorsque celles-ci diffèrent de leurs interactions normales avec leur conseiller de Groupe Pages Jaunes et lorsqu’elles se présentent sous la bannière de Canpages, un annuaire imprimé de GPJ qui n’existe plus.

Les petites entreprises doivent tenir compte des éléments ci-après pour étudier toute sollicitation ou facture suspecte :

• Méfiez-vous des variantes du nom ou du logo Groupe Pages Jaunes.

• Vérifiez toujours que l’entreprise a une adresse au Canada, car GPJ est une entreprise canadienne.

• Méfiez-vous des communications par télécopie. GPJ n’envoie jamais de télécopies non sollicitées.

• Ne signez jamais un document sans l’avoir lu en entier.

• Si vous rencontrez le représentant en personne, demandez-lui de vous montrer sa carte professionnelle et un exemplaire de l’annuaire de l’année en cours.

• Ne payez jamais une facture sur-le-champ. Vérifiez que vous avez un contrat en dossier afin de vous assurer que vous avez bien commandé la publicité.

• Ne payez jamais une facture pour de la publicité que vous n’avez pas commandée ou approuvée en apposant votre signature.

• Communiquez avec votre conseiller GPJ pour vérifier l’exactitude de votre programme publicitaire et de votre facture.

• Si vous doutez de la légitimité d’une facture ou d’une sollicitation, communiquez avec le Service à la clientèle de GPJ au 1 877 909-9356.

• Si vous découvrez une fraude, assurez-vous d’en informer tout votre personnel des comptes fournisseurs.

Pour plus de renseignements sur la lutte contre la fraude dans les petites entreprises et des exemples de sollicitations frauduleuses qui touchent l’annuaire, consultez : pagesjaunessolution360.ca/fraude.

Les petites entreprises sont encouragées à signaler les entreprises suspectes ou les sollicitations frauduleuses au Bureau de la concurrence du Canada au 1 800 348-5358 et au Centre antifraude du Canada au 1 888 495-8501.

Si vous soupçonnez que votre entreprise a été victime d’une fraude externe, communiquez avec le bureau d’éthique commerciale de votre localité pour vous renseigner sur vos droits légaux.

La lutte contre la fraude au travail dans les petites entreprises : information pour éviter les situations coûteuses

(EN)— La fraude au travail est un problème récurrent au Canada et les petites entreprises y sont particulièrement vulnérables parce qu’elles disposent souvent de ressources limitées, au mieux, pour prévenir les cas. Pourtant, les petites entreprises sont particulièrement visées : selon des associations de comptables, les pertes de revenus associées aux fraudes commises par les employés sont estimées à 3,2 milliards de dollars par année.

« La fraude au travail peut être très coûteuse pour les petites entreprises. La meilleure façon pour une entreprise dont les ressources sont limitées de lutter contre la fraude est de mettre en place des systèmes simples pour la prévenir », a dit François Ramsay, Premier vice-président – affaires corporatives et conseiller juridique principal de Groupe Pages Jaunes. « En prenant des mesures simples, le propriétaire d’une petite entreprise peut économiser des milliers de dollars et profiter d’une tranquillité d’esprit inestimable. »

M. Ramsay a ces conseils pour les petites entreprises qui veulent mettre sur pied un programme de prévention de la fraude :

• Déterminer les points faibles de votre entreprise afin de créer et de mettre en œuvre des mécanismes de prévention interne (par ex. Les finances sont-elles la responsabilité d’une seule personne? L’accès à vos stocks est-il libre?).

• Apprenez à connaître vos employés. Vérifiez leurs références ainsi que leurs antécédents professionnels et scolaires en matière de fraude ou d’activités illicites. Si vous voulez pourvoir un poste de gestion des biens, songez à faire une vérification de crédit avec l’autorisation du candidat.

• Installez des caméras de sécurité pour surveiller l’activité aux caisses et dans les zones où sont entreposés les produits. Les gens sont moins susceptibles de frauder s’ils savent qu’ils sont surveillés.

• Effectuez des vérifications à l’improviste des fonctions spécifiques de votre entreprise où la fraude pourrait se produire. Les vérifications surprises servent à dissuader les employés, car ils savent qu’il y a des chances que la fraude soit découverte.

• Vérifiez vous-même les relevés bancaires en étant à l’affût de chèques manquants, de chèques délivrés hors séquence, de bénéficiaires inconnus, de chèques qui semblent avoir été modifiés, de chèques non signés par les signataires autorisés ou de tout autre élément inhabituel.

• Faites affaire seulement avec des fournisseurs qui figurent sur la liste approuvée par la direction et dont les factures sont régulièrement vérifiées.

• Élaborez une politique sur la fraude et communiquez-la à tous les employés. Ainsi, vous signalez non seulement que vous prenez de telles activités au sérieux, mais aussi qu’elles entraînent des conséquences. Cela, en soi, peut être un élément dissuasif.

• Prenez les mesures qui s’imposent lorsque vous découvrez une fraude. Avoir une politique sur la fraude est inutile si vous ne voulez pas l’appliquer. Vous pouvez, selon le degré de gravité de la fraude, opter pour une réprimande, une suspension, une rétrogradation, une réduction salariale, une mise à l’essai, un congédiement ou une poursuite en justice.

Pour plus de renseignements sur la lutte contre la fraude au travail et la fraude qui visent les petites entreprises, consultez : pagesjaunessolution360.ca/fraude.

Les points sur lesquels votre futur employeur pourrait vous juger

(EN)—Nous voulons tous nous présenter à une entrevue d’emploi bien préparés et débordants de confiance. Toutefois, votre éventuel nouveau patron pourrait vous juger sur certains facteurs qui n’apparaissent pas sur votre C.V. En effet, selon le Sondage sur les beaux sourires des Canadiens de Crest et Oral-B*, 55 % des Canadiens s’attendent à ce que les autres aient les dents blanches, et votre futur employeur pourrait en faire partie. Le sondage révèle également que plus de la moitié des Canadiens croient qu’une personne arborant un sourire aux dents droites et blanches est plus susceptible de décrocher un emploi qu’une personne au sourire moins attirant. D’autres traits physiques et comportements passent aussi sous la loupe au cours d’une entrevue, comme un contact visuel franc, une bonne posture, une poignée de main ferme et un beau sourire. Un sourire blanc et en santé est synonyme de cordialité, de compétence et d’honnêteté, toutes des qualités parfaites pour décrocher un nouvel emploi.

Voici quelques conseils:

• Présentez une apparence soignée – Assurez-vous de porter des vêtements adéquats et soignés de la tête au pied, et bien ajustés à votre silhouette.

• Préparez-vous – Renseignez-vous sur l’entreprise et la personne qui vous recevra en entrevue, puis préparez quelques points de discussion pour relancer la conversation, si nécessaire.

• Posez des questions à la fin de l’entrevue – En posant des questions, vous prouvez que vous avez bien écouté et démontrez votre intérêt pour l’entreprise et l’équipe.

• Vantez vos mérites – Les employeurs aiment connaître vos habiletés et vos atouts.

• Arborez un grand sourire franc – Brossez-vous les dents, passez la soie dentaire et rincez-vous la bouche avant l’entrevue. Des aliments logés entre les dents et une mauvaise haleine nuiront à votre réussite.

Pour obtenir plus de renseignements et des conseils utiles, visitez la page Facebook de Crest Canada au http://www.facebook.com/CrestCanada.